¿Cómo optimizar la gestión de los RRHH al mejor coste, minimizando el tiempo dedicado, los errores y el riesgo de ajuste, y maximizando el rendimiento de los equipos?

Esta es una pregunta recurrente en las empresas, sea cual sea su fase de desarrollo. Se la plantean por primera vez cuando es necesario estar más atentos a los aspectos legales. El tema vuelve a surgir cuando quieren liberar a sus equipos de la tediosa gestión administrativa manual (papel, archivos Excel). Por último, la implementación de un SIRH surge de nuevo cuando la organización frena el rendimiento de la empresa, generalmente cuando los mánagers pasan más tiempo firmando notas de gastos que pensando en cómo ganar nuevos clientes.

Vamos a ver los retos de la implementación de un software de RRHH para una PYME.

Un SIRH no sólo es una herramienta para almacenar datos de RRHH

Un SIRH (o Sistema de Información de Recursos Humanos) es un software cuya finalidad es automatizar las tareas relacionadas con la gestión de los recursos humanos. Permite tanto estructurar sus procesos supervisando las entradas de los empleados según las normas de la empresa, como hacer que estos datos sean fiables para afianzar su nómina.

Un SIRH se dedica a diferentes tipos de procesos de gestión:

  • desde los más sencillos, como la actualización de los expedientes de RRHH de los empleados o la distribución de las nóminas,
  • hasta los más complejos como la gestión del tiempo y de las actividades (vacaciones, ausencias, calendarios, control horario, etc.),
  • o estratégicos como la gestión del talento (entrevistas, formación, reclutamiento).

El rendimiento económico es el principal factor de implementación de un SIRH en una PYME

Las principales razones para implementar un SIRH en una PYME son estratégicas y generalmente impulsadas por la dirección. De las 55 empresas encuestadas:

  • El 81% invirtió en un SIRH con el objetivo de optimizar su gestión administrativa: ahorrar tiempo en tareas de poco valor añadido, reducir costes y errores, descentralizar la entrada de datos, reducir el número de herramientas utilizadas...
  • El 65% quería modernizar sus procesos actuales: abandonar los formularios en papel y los archivos Excel, acceder a herramientas en línea o a través de una aplicación móvil...
  • El 60% quería estructurar sus métodos para apoyar su crecimiento.
  • El 45% quería facilitar la preparación de las nóminas.
  • El 23% dijo que quería tener indicadores de rendimiento para evaluar la actividad de los empleados.
  • El 14% lo implementó para cumplir con las obligaciones legales: control horario, riesgos legales relacionados con la nómina.

Ahorro de tiempo y reducción de costes: dos beneficios que se perciben desde la instalación del SIRH en la empresa

Tras la implementación del SIRH, el 74% de los directores afirmaron que vieron una ganancia inmediata de tiempo y productividad, seguida de una mayor autonomía de los equipos y una preparación más eficiente de las nóminas.

A largo plazo, los beneficios de la automatización de los procesos de RRHH son duraderos y suponen una reducción significativa de los costes administrativos. Por ejemplo, Ulule dividió el tiempo de procesamiento de sus notas de gastos por tres y ahorró ½ día al mes en la gestión de vacaciones. En Bonduelle Frais, se ahorraron 70 horas al mes (es decir, 3 días de trabajo) sólo en la gestión de gastos.

Aunque un SIRH representa una inversión importante para una PYME, su coste de adquisición se amortiza de media en 4 a 6 meses. Algunas empresas optan por equiparse progresivamente para controlar su presupuesto. En general, empiezan por implementar una solución de gestión de vacaciones y ausencias. Es un proceso que tiene la ventaja de ser relativamente sencillo de automatizar y ofrece la relación inversión/beneficio más interesante.

Es importante tener en cuenta que los principales problemas de RRHH no se resuelven simplemente con el uso de herramientas digitales. El mejor software de gestión del desempeño no hará que tus mánagers sean mejores en hacer crecer a sus empleados. Una herramienta eficaz de gestión de objetivos no exime a la dirección de comunicar una estrategia inteligible. Una herramienta de cotejo de currículos no sustituirá el olfato del responsable de contratación para evaluar cómo encajaría un candidato en un equipo. Sin embargo, las soluciones digitales alivian considerablemente la carga administrativa. Liberan la carga de trabajo mental para nuevas tareas más relevantes.