La mayoría de los softwares actuales se ofrece en modo SaaS (software como un servicio). Este método de distribución es obligatorio en todos los sectores empresariales: transporte, salud, turismo, etc., cualquiera que sea el departamento: ventas, marketing, contabilidad, etc. La función de RRHH no es una excepción. Sin embargo, no es raro tener que explicar la diferencia entre el modo de licencia y el modo SaaS.

Este artículo revisa los fundamentos de: la definición de un SIRH SaaS y las ventajas de su uso en la empresa.

Una solución SaaS, un software en línea que pagas como suscripción

SaaS, que apareció a finales de la década de los 90, es el acrónimo de "Service as a Software", en español: "software como un servicio" (SaaS).

A diferencia del software "on premise", SaaS no requiere instalación en ordenadores corporativos. Es el editor quien aloja las aplicaciones en sus servidores y las pone a disposición de sus clientes. Para iniciar sesión, el usuario solo necesita dos cosas:

  • su ID de autenticación,
  • una conexión a internet.

Este tipo de software también se diferencia por su modelo de negocio. No es necesario invertir en licencias, la empresa tiene acceso a las herramientas por suscripción mensual o anual, cuyo importe varía según su consumo: número de usuarios, proyectos, notas de gastos declaradas, etc.

El SIRH SaaS es un modelo que se adapta a empresas de cualquier tamaño

El mercado de SIRH SaaS está en pleno auge y consigue cada vez más cuotas de mercado frente a SIRH On premise (un 31 % contra un 16 % según un estudio de Markess de 2020), tanto entre pymes como entre grandes grupos. Estas son las principales razones.

El modo SaaS: flexibilidad y escalabilidad

Actualmente, los softwares SIRH On premise se dejan por las soluciones SaaS, que se adaptan mejor a las necesidades de las empresas:

  • solo se paga por lo que se consume,
  • compromiso por un período limitado (suscripción mensual o anual),
  • podemos transformar (o digitalizar) tus procesos de RRHH gradualmente, sitio tras sitio, creando un sistema de información flexible,
  • si bien el modo SaaS limita el desarrollo específico, es posible adaptar la configuración del software a las especificidades de tu organización (diferentes entidades legales, normas de convenios colectivos, etc.).
  • el editor es el responsable de mantener y actualizar el SIRH para que cumpla con la legislación vigente e incorpore las últimas tecnologías.

Un SIRH en modo SaaS: un ROI constatado en 4 a 6 meses de uso

Un software SIRH On premise siempre te costará más que uno SaaS. Además del coste inicial de la licencia, debe incluirse en el coste total de propiedad (Total Cost of Ownership, TCO) muchos gastos ocultos:

  • la remuneración de su equipo de IT a cargo del mantenimiento del software,
  • El alojamiento, la aplicación, la infraestructura y el software necesario para proteger y acceder a los datos (firewall, ancho de banda, VPN, etc.)
  • el propio mantenimiento,
  • las formaciones,
  • etc.

Incluso sumando el coste de las suscripciones y los costes de implementación, el modelo SaaS limita tus gastos operativos y de capital. Permite ahorros generales a largo plazo y se amortiza en tan solo unos meses de uso. A modo de ejemplo, se estima que para una empresa de 100 personas, el software de vacaciones y ausencias se amortiza en 4 a 6 meses.

Una aplicación SaaS: mayor seguridad de los datos

En vista de la cantidad y la naturaleza sensible de la información que recopilan las soluciones de recursos humanos, los editores de software SaaS toman todas las medidas necesarias para proteger los datos, los alojamientos y las infraestructuras: certificados, proceso de respaldo de datos, pruebas antiintrusión, etc. Replicar estas medidas sería difícil y costoso para una sola empresa.

Los softwares de SIRH en modo SaaS han sido particularmente populares tras la aparición de la COVID-19. Las empresas en condiciones de continuar con sus actividades pudieron establecer rápidamente el teletrabajo. Los empleados se han mantenido autónomos gracias a la desmaterialización de documentos y procesos, el tratamiento de los datos de RRHH ha permitido a los comités de dirección tomar decisiones estratégicas (gestión de jornada reducida, carga de trabajo, etc.)