La gestión de las entrevistas es un término utilizado por los departamentos de recursos humanos, pero que concierne igualmente a los jefes de equipo.
Es una herramienta de gestión para el desempeño de la empresa. La dirección establece el rumbo, los mánager alinean la estrategia de la empresa a nivel individual, los empleados expresan sus necesidades de formación y el departamento de recursos humanos acompaña al desarrollo de las habilidades de los empleados.Sobre el papel, el proceso parece simple. Sin embargo, la realidad es más compleja, dado los riesgos que embarcan la gestión de talentos y la multitud de partes involucradas.
Buenas prácticas en la gestión de las entrevistas
Ineficientes, tediosas o estresantes... Las entrevistas anuales no tienen buena prensa, tanto para el departamento de RR. HH. como para los mánager y empleados.
La idea de eliminar simplemente las campañas anuales es tentadora, pero no es factible. En efecto, las empresas no pueden prescindir de la evaluación o las entrevistas profesionales, aunque sólo sea para justificar los ascensos o para poder identificar la evolución de las competencias disponibles a nivel interno.
¿Por qué no cambiar simplemente sus métodos para mejorar el rendimiento y hacer más eficaces las entrevistas?
Separar los temas de entrevistas
La entrevista anual se ha convertido en un verdadero cajón de sastre : abarca las revisiones de objetivos del año anterior, la definición de objetivos para el año siguiente, la evaluación del rendimiento, la remuneración, los deseos de formación, etc. Las entrevistas de recursos humanos son demasiado largas para que las prepare el empleado, difíciles de realizar por el mánager y complejas de analizar por el departamento de recursos humanos. Al dedicar la entrevista anual a un solo tema, se convierte en un verdadero momento de diálogo e intercambio. Y en este caso, el único tema a discutir es el desarrollo de la carrera del empleado. En cuanto a los demás temas, lo mejor es abordarlos a lo largo del año mediante una retroalimentación regular, revisiones objetivas trimestrales, etc
Descentralizar la realización de entrevistas individuales
Si el departamento de RR.HH. organiza campañas, los empleados y sus mánager se encargan de su contenido. La persona que más debe hablar en una entrevista de evaluación no es el mánager, sino el empleado. Para que el tiempo de la entrevista sea útil, es esencial preparar la entrevista de manera que el debate se centre en el fondo de los temas. Para profundizar, existen métodos como la autoevaluación o la autodefinición de objetivos individuales que permiten a los empleados convertirse en actores de su progreso dentro de la empresa.
En la evaluación del rendimiento anual de los empleados, la forma en que se establecen los objetivos de equipo -ya sea que se basen en proyectos, semestrales o trimestrales- es de gran importancia. En Lucca, la empresa ha pasado gradualmente a los objetivos trimestrales basados en el método de los Objetivos de Resultados Clave (OKR). La dirección proporciona la hoja de ruta estratégica de la empresa. Los mánager y sus equipos deciden conjuntamente los objetivos que seguirán este curso e indican concretamente cómo se alcanzarán y qué porcentaje de logro corresponde a cada una de las etapas. Este proceso establece objetivos que son a la vez alcanzables y medibles, lo que facilita la preparación y realización de exámenes anuales y permite a cada empleado sentirse responsable del logro de los objetivos colectivos.
La evaluación colegiada es también una excelente manera de evaluar el desempeño del empleado dentro de un equipo. Este tipo de evaluación moviliza a las personas que trabajan con el mismo empleado: su jerarquía, sus compañeros, los miembros directos del equipo, etc. Este método permite realizar un análisis más elaborado del perfil del evaluado y completar el punto de vista del mánager.
Agilizar el proceso de gestión de las entrevistas
Recuperar las evaluaciones de años anteriores, diseñar o hacer evolucionar los formularios de entrevistas, lanzar la campaña, supervisar el proceso de entrevistas, analizar los informes, etc. Los directores de recursos humanos dedican más tiempo a gestionar y consolidar los resultados de las campañas que a actuar sobre lo que aprenden de ellas.
Al hacer que sus métodos sean más fluidos, se crean las condiciones para una entrevista de mejor calidad. Hacer evolucionar sus procedimientos, automatizar tareas sin valor añadido, descentralizar la gestión de las entrevistas... son medios que se ponen a disposición de sus equipos para que se concentren en los puntos importantes para alcanzar los objetivos de su empresa.
Automatizar la gestión de las evaluaciones anuales: funciones clave
As with gestión de evaluaciones y seguimiento de objetivos está lleno de soluciones de diversos grados de sofisticación. Para ayudarte a elegir, he aquí cinco cosas que debes buscar en una solución de este tipo:
Un formulario desmaterializado
Al igual que con la gestión del tiempo o los procesos de incorporación y desincorporación o los expediente de RR.HH., la realización de entrevistas en formato Word o Excel plantea graves limitaciones en cuanto a su utilización, tanto del lado del usuario como del de los recursos humanos. El software de gestión de entrevistas no enriquecerá el contenido de sus entrevistas, sino que liberará a sus equipos de la carga logística de la gestión administrativa de las campañas, siempre que la interfaz esté diseñada para el usuario final.
Duplicating review campaigns
Why limit yourself to one yearly appraisal when you could multiply the opportunities to gather feedback, to ensure that your employees are satisfied with their missions, return to work from sick in the best conditions and meet their objectives? To launch your campaigns, all you need is 3 simple steps: choice of the form, selection of the population, and deadlines.
Campañas de evaluaciones duplicables
The majority of review campaigns last 1 to 2 months. Without a global view of their progress, it is difficult to take action at the right time and with the right person, to quickly deal with the topics at risk or to identify the reviews that haven't been submitted even though they are overdue. Accurately monitoring the status of reviews: not completed, in progress, completed, waiting for approval, caveats, etc. is the key to successful campaigns.
Centralization and archiving of review reports
¿Por qué limitarse a 1 o 2 tipos de entrevistas cuando se podrían multiplicar las oportunidades de recoger opiniones, para asegurarse de que tus empleados están satisfechos con sus misiones, viven con serenidad su regreso de la baja por enfermedad y logran sus objetivos? Para lanzar tus campañas, no debes ir más allá de 3 pasos: elección del formulario, selección del grupo implicado, plazos.
Una visión clara del progreso de las entrevistas
La mayoría de las campañas de entrevistas duran de 1 a 2 meses. Sin una visión global de su progreso, es difícil intervenir en el momento oportuno y con la persona adecuada, para tratar rápidamente los temas de riesgo o identificar las entrevistas que tardan en llegarte. La clave del éxito de las campañas es el seguimiento preciso de los progresos de las entrevistas: no realizadas, en curso, terminadas, en espera de aprobación, reservas...