Gestión de ausencias en Excel: ideal para pequeños presupuestos, fatal para organizaciones de más de 30 empleados

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Ya sea para lo administrativo o la gestión de proyectos, la gestión de nóminas o de la relación con los clientes… Excel está en todas partes. Ninguna otra herramienta ofrece una variedad de usos tan amplia.

Los departamentos de recursos humanos también son grandes consumidores: Excel para gestionar las vacaciones, las variables de la nómina o el control horario. Es cierto que cuando dominas el uso de las macros y la función de desviación estándar, Excel se convierte en una herramienta fabulosa para gestionar las ausencias.

Utilizar Excel para gestionar las vacaciones: ¿para quién y con qué límites?

Como responsable de RR.HH., pasas el 75% de tu tiempo en la administración de personal, y ante todo en la gestión de las ausencias y vacaciones de tus empleados.

Si tu organización sólo cuenta con una decena de empleados, es probable que manejes este proceso en Excel y que sea bastante conveniente. Con pocos trabajadores a tiempo parcial, un convenio colectivo simple y reglas internas sencillas, no es muy complicado gestionar las vacaciones en Excel. Lo único malo es el tiempo que dedicas a:

  • elaborar el calendario de vacaciones y actualizarlo;
  • actualizar los saldos de días de vacaciones;
  • comprobar que los empleados tienen suficientes días antes de aprobar las solicitudes;
  • pedir a los mánagers que las aprueben;
  • responder a las tradicionales preguntas: ¿cuántos días puedo pedir en verano?;
  • alertar a los empleados que no hayan disfrutado todas sus vacaciones antes del final del periodo de consumo;
  • y ni hablamos de la gestión de las ausencias excepcionales…

Se requiere mucho rigor, y nunca estás a salvo de errores humanos en la entrada de datos.

¿Es posible gestionar eficazmente las vacaciones de los empleados en Excel?

Dada la cantidad de tiempo que se necesita para garantizar una buena gestión de las vacaciones - y al fin y al cabo es sólo una parte de las tareas administrativas - podemos preguntarnos si la gestión de las vacaciones en Excel es suficientemente eficaz.

Además de que consume mucho tiempo (y por lo tanto es ineficiente por naturaleza), la gestión de las vacaciones en Excel tiene repercusiones que van más allá del marco de los RR.HH. En primera fila, en los empleados. Antes de rellenar la hoja de cálculo Excel, tus empleados deben primero informar sus fechas de vacaciones. Solicitud por correo electrónico (peor aún, en papel) al mánager, respuesta favorable, luego traslada al equipo de RR.HH. para que la apruebe 2, 3, 5 días después…

Existen mejores formas de cuidar de la experiencia de los empleados… Y también de los mánagers, quienes necesitan tener el calendario de vacaciones al día en tiempo real, lo que no puede ofrecer un calendario de vacaciones en Excel.

Si no te bajas del burro, debajo te explicamos cómo hacer un calendario de vacaciones en Excel

Para un calendario de vacaciones de empleados básico:

Introduce una columna con los nombres de todos los empleados y en filas el calendario semanal (asegúrate de mostrar los sábados si es un día laborable). Personaliza el formato de tus celdas en función del tipo de ausencia: vacaciones, matrimonio, mudanza… Utiliza el formato condicional para resaltar los días libres, los festivos, etc.

También puedes aplicar un estilo de celda para visualizar fácilmente los días trabajados/trabajados. Puede ser útil para calcular los días de vacaciones solicitados.

Tu base de datos está lista.

Para configurar el cálculo automático, es necesario dominar las numerosas fórmulas que ofrece Excel. Podríamos haber propuesto una plantilla para descargar, pero no te haríamos un favor, sobre todo si estás convencido de que tienes mejores cosas que hacer que copiar y pegar celdas.

¿Qué alternativas a Excel existen para gestionar las ausencias?

Sustituir Excel por una herramienta de gestión de ausencias es claramente algo que debes considerar si no estás familiarizado con Excel. En primer lugar.

También, si observas los siguientes fenómenos:

  • errores frecuentes en las nóminas;
  • errores en los saldos de vacaciones de los empleados;
  • muchas quejas de parte de tu personal;
  • calendario de vacaciones siempre desactualizado.

El mercado ofrece una variedad de software de RR.HH. muy completos que incluyen módulos de gestión de vacaciones y ausencias. Tienen sus ventajas.

En primer lugar, el ahorro de tiempo, ya que, en promedio, los responsables de RR. HH. ganan entre media y una jornada de trabajo al mes. En segundo lugar, la seguridad de los datos y los procesos. Un software de gestión de ausencias enmarca tu política de vacaciones, calcula automáticamente los saldos de vacaciones, actualiza el calendario y automatiza el proceso de aprobación de las solicitudes. De este modo, puedes tener la certeza de que se hará un seguimiento de cada solicitud.

Para tus mánagers, es un ahorro de tiempo al no tener que tratar las solicitudes enviadas por correo electrónico. Para los empleados, la satisfacción de no tener que esperar una semana para saber si su solicitud está aprobada o no.