Antes de entrar en los detalles de las etapas de tu proyecto de implementación de un software de RR.HH., se necesita algo de tiempo para el análisis. En efecto, es necesario identificar lo que se puede mejorar en tus procesos actuales para garantizar el éxito de la implementación.
De hecho, empezar un proyecto sin tomar distancia con tus métodos es como coser una prenda sin tomar medidas o usar patrones... puede que no encaje.
Aquí están los tres pasos preliminares principales que hay que integrar en la gestión de tu proyecto de implementación de un software de RR.HH.
Los programas informáticos de recursos humanos tienen repercusiones en muchos departamentos (finanzas, informática, etc.) y niveles de responsabilidad (empleados, mánager, administradores, etc.). Para implementar con éxito tu SIRH, debes ante todo movilizar una variedad de recursos y conocimientos. Tanto la dirección como los equipos.
Empieza por encuestar a todos los empleados primero:
Una de las etapas de un proyecto de Software de RR.HH. es identificar los procesos existentes que pueden ser optimizados.
Al tratar de identificar estos procesos, recibirás todo tipo de señales:
Si te enfrentas a este tipo de señales, es hora de entrar en detalle sobre tus métodos actuales.
La técnica de mapeo de procesos es particularmente adecuada para ayudarte a obtener una visión global de vuestros métodos. Esta etapa te permite identificar las áreas problemáticas más fácilmente.
Para ello, es necesario hacer una lista exhaustiva de cada una de las tareas administrativas de RR.HH. que deben realizar los empleados.
A continuación, tomaremos el ejemplo de la gestión de las notas de gastos.
Gestión de las notas de gasto | ||||
Personas concernidas | Acciones a llevar a cabo | Tiempo dedicado y frecuencia | Formato | Comentarios |
Empleados |
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30 minutos por empleado al mes | Papel | Los empleados no tienen acceso a la política de gastos, cometen errores en las declaraciones o adjuntan documentos justificativos no válidos. |
Mánager |
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10 minutos / mánager / nota de gasto | Papel | Los mánager esperan hasta el último momento para encargarse de esta tarea y validan la mayoría de las veces sin revisar las notas de gastos de su equipo. |
Departamento administrativo y financiero |
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10 minutos / contable / nota de gasto | Papel, excel | El departamento de contabilidad recibe las notas de gastos muy tarde, lo que aumenta su carga de trabajo al final del mes. |
Gestor de nómina |
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todos los meses | Documento csv | Reacción en cadena. El reembolso de gastos se retrasa. |
Especifica el tiempo que se dedica a cada tarea y su forma (papel, excel, correo...). Estudia los comentarios de tus empleados sobre cada proceso.
Un mapeo te ayudará a identificar más fácilmente los puntos sobre los que quieres trabajar:
La implementación de un Software de RR.HH. no es un proyecto que se lleva a cabo únicamente con el objetivo de facilitar la vida del departamento de recursos humanos y de los empleados. El seguimiento adecuado de los datos de recursos humanos de los empleados también repercute en la gestión financiera y en el sistema de información de la empresa.
Por lo tanto, recomendamos que involucres desde el principio al Director Financiero y al Responsable de los Sistemas Informáticos (o a las personas que desempeñan estas funciones si estos cargos no existen en tu empresa).
Esto te permitirá beneficiarte de la experiencia de los mismos para una mejor identificación de las necesidades interfuncionales de tu empresa.
Esto te permitirá elaborar las especificaciones de tu proyecto de Software de RR.HH.:
Esta etapa del proyecto de SIRH consiste en informar exhaustivamente sobre las necesidades identificadas en una tabla y luego traducirlas en funcionalidades. Tomemos el ejemplo de las funciones necesarias para la gestión de las solicitudes de vacaciones y ausencias por los mánager:
A continuación, evalúa la importancia de estas funcionalidades y su prioridad para la aplicación en tu organización actual.
¿Esta funcionalidad es: obligatoria, importante, opcional, urgente, de prioridad moderada, puede ser aplazada a una fecha posterior?
Esta tabla te permitirá evaluar la relevancia de los software de RR.HH. propuestos por los distintos editores del mercado y comunicarles claramente tus expectativas.
Las etapas previas del proyecto te ayudaron a determinar lo que necesitabas cambiar en tu empresa. Ahora puedes ir en búsqueda de una herramienta que te ayude a hacerlo.
Si eres una PYME, tu proyecto de Software de RR.HH. no requiere necesariamente que escribas una larga especificación.
Puedes simplemente preparar un esquema del proyecto del SIRH, en la que se esbozan los siguientes puntos:
Describe con precisión las misiones del departamento de RR.HH. y especialmente aquellas que no se pueden llevar a cabo por falta de tiempo o de herramientas.
Las diferentes etapas del proyecto te permitirán elegir el SIRH que cubrirá vuestras necesidades, y asegurarán su implementación exitosa en tu empresa. No te olvides tampoco de difundirlo en toda tu empresa lo antes posible para guiar a tus empleados en el uso de esta nueva herramienta.