Antes de entrar en los detalles de las etapas de tu proyecto de implementación de un software de RR.HH., se necesita algo de tiempo para el análisis. En efecto, es necesario identificar lo que se puede mejorar en tus procesos actuales para garantizar el éxito de la implementación.

De hecho, empezar un proyecto sin tomar distancia con tus métodos es como coser una prenda sin tomar medidas o usar patrones... puede que no encaje.

Aquí están los tres pasos preliminares principales que hay que integrar en la gestión de tu proyecto de implementación de un software de RR.HH.

La primera etapa de un proyecto de SIRH: entrevistar al personal sobre los métodos actuales

Los programas informáticos de recursos humanos tienen repercusiones en muchos departamentos (finanzas, informática, etc.) y niveles de responsabilidad (empleados, mánager, administradores, etc.). Para implementar con éxito tu SIRH, debes ante todo movilizar una variedad de recursos y conocimientos. Tanto la dirección como los equipos.

Empieza por encuestar a todos los empleados primero:

¿Están satisfechos con los métodos actuales (de solicitud de vacaciones o gestión de notas de gastos)?
¿Los procesos les parecen tediosos o complejos de llevar a cabo?
¿Algunas tareas consumen demasiado tiempo?
¿Se enfrentan a problemas recurrentes?
¿Cuánto tiempo pasan informando de un gasto o de su tiempo de trabajo diario?

Segunda etapa del proyecto: Identificar los procesos de gestión de los recursos humanos que deben ser optimizados

Una de las etapas de un proyecto de Software de RR.HH. es identificar los procesos existentes que pueden ser optimizados.

Al tratar de identificar estos procesos, recibirás todo tipo de señales:

una encuesta que rastrea la insatisfacción de sus empleados
la pérdida frecuente de los justificantes
retrasos sistemáticos en el procesamiento de las notas de gastos o en el seguimiento del tiempo
plazos de aprobación demasiado largos

Si te enfrentas a este tipo de señales, es hora de entrar en detalle sobre tus métodos actuales.

Mapeo de procesos de gestión RR.HH.

La técnica de mapeo de procesos es particularmente adecuada para ayudarte a obtener una visión global de vuestros métodos. Esta etapa te permite identificar las áreas problemáticas más fácilmente.

Para ello, es necesario hacer una lista exhaustiva de cada una de las tareas administrativas de RR.HH. que deben realizar los empleados.

A continuación, tomaremos el ejemplo de la gestión de las notas de gastos.

Gestión de las notas de gasto
Personas concernidas	Acciones a llevar a cabo	Tiempo dedicado y frecuencia	Formato	Comentarios
Empleados	Introducir los gastos Adjuntar los justificantes pertinentes Publicar un comentario Declarar una nota de gastos	30 minutos por empleado al mes	Papel	Los empleados no tienen acceso a la política de gastos, cometen errores en las declaraciones o adjuntan documentos justificativos no válidos.
Mánager	Comprobar la elegibilidad de los gastos Validar la nota de gastos Enviar la nota de gastos al departamento financiero	10 minutos / mánager / nota de gasto	Papel	Los mánager esperan hasta el último momento para encargarse de esta tarea y validan la mayoría de las veces sin revisar las notas de gastos de su equipo.
Departamento administrativo y financiero	Comprobar la validez del justificante/recibo Introducir la nota de gastos en las contabilizaciones contables Contabilizar el IVA soportado Declarar el IVA Exportar los datos a nómina	10 minutos / contable / nota de gasto	Papel, excel	El departamento de contabilidad recibe las notas de gastos muy tarde, lo que aumenta su carga de trabajo al final del mes.
Gestor de nómina	Integrar a los elementos variables en la nómina Transferir la cantidad adeudada al empleado	todos los meses	Documento csv	Reacción en cadena. El reembolso de gastos se retrasa.

Especifica el tiempo que se dedica a cada tarea y su forma (papel, excel, correo...). Estudia los comentarios de tus empleados sobre cada proceso.

Un mapeo te ayudará a identificar más fácilmente los puntos sobre los que quieres trabajar:

librarse del uso del papel,
revisar el circuito de aprobación,
centralizar los datos,
enviar alertas a los que se retrasan,
archivar los justificantes para cumplir con la ley,
hacer que las reglas de solicitud de permisos o la política de gastos sean accesibles a todos los empleados para ahorrar tiempo

Tercera etapa de un proyecto de SIRH: búsqueda de expertos en CFO y CIO

La implementación de un Software de RR.HH. no es un proyecto que se lleva a cabo únicamente con el objetivo de facilitar la vida del departamento de recursos humanos y de los empleados. El seguimiento adecuado de los datos de recursos humanos de los empleados también repercute en la gestión financiera y en el sistema de información de la empresa.

Por lo tanto, recomendamos que involucres desde el principio al Director Financiero y al Responsable de los Sistemas Informáticos (o a las personas que desempeñan estas funciones si estos cargos no existen en tu empresa).

Esto te permitirá beneficiarte de la experiencia de los mismos para una mejor identificación de las necesidades interfuncionales de tu empresa.

Esto te permitirá elaborar las especificaciones de tu proyecto de Software de RR.HH.:

creación de informes,
tipo de exportaciones necesarias para la nómina,
requisitos técnicos previos,
protocolo de protección de datos…

Cuarta etapa del proyecto: formular vuestros requisitos funcionales

Esta etapa del proyecto de SIRH consiste en informar exhaustivamente sobre las necesidades identificadas en una tabla y luego traducirlas en funcionalidades. Tomemos el ejemplo de las funciones necesarias para la gestión de las solicitudes de vacaciones y ausencias por los mánager:

validación directamente desde el planning o una notificación por correo electrónico o validación en dos niveles,
delegación de la validación en caso de ausencia del mánager,
relanzamiento automático de las solicitudes no validadas,
acceso a los saldos de vacaciones provisionales de los equipos,
crédito de días de recuperación por el mánager.

A continuación, evalúa la importancia de estas funcionalidades y su prioridad para la aplicación en tu organización actual.

¿Esta funcionalidad es: obligatoria, importante, opcional, urgente, de prioridad moderada, puede ser aplazada a una fecha posterior?

Esta tabla te permitirá evaluar la relevancia de los software de RR.HH. propuestos por los distintos editores del mercado y comunicarles claramente tus expectativas.

Quinta etapa: redactar un esquema del proyecto para tu SIRH

Las etapas previas del proyecto te ayudaron a determinar lo que necesitabas cambiar en tu empresa. Ahora puedes ir en búsqueda de una herramienta que te ayude a hacerlo.

Si eres una PYME, tu proyecto de Software de RR.HH. no requiere necesariamente que escribas una larga especificación.

Puedes simplemente preparar un esquema del proyecto del SIRH, en la que se esbozan los siguientes puntos:

Presentación de la empresa: número de establecimientos, organización legal, número de empleados, organigrama, perspectivas de contratación...
Convenio colectivo: un acuerdo de sucursal o un acuerdo de empresa
El inventario funcional: ¿Cómo se almacenan y utilizan los datos? ¿ Se internaliza o se subcontrata la gestión de la nómina? ¿Quién tiene acceso a la información y quién la valida?
El inventario técnico: ¿Cuál es el software de nómina o de contabilidad utilizado? ¿Tus empleados necesitan tener acceso al software de RR.HH. desde su teléfono móvil? (¿Cual es su sistema de explotación? : ¿iOS, Android?)
El inventario de la empresa: Los diferentes tipos de permisos además de las vacaciones pagadas y días de recuperación (antigüedad, fraccionamiento,...). ¿Cuáles son los tipos de contratos, beneficios,...?

Describe con precisión las misiones del departamento de RR.HH. y especialmente aquellas que no se pueden llevar a cabo por falta de tiempo o de herramientas.

Resumen de las 5 etapas preliminares de gestión de un proyecto de SIRH

Realiza una encuesta de satisfacción entre tus empleados
Analiza vuestros métodos actuales e identifica los procesos que se pueden mejorar.
Estudia el impacto financiero de vuestros métodos y vuestros requisitos técnicos
Elabora una tabla de puntuación para cubrir vuestras necesidades funcionales
Redacta un esquema del proyecto para los editores de software de RR.HH.

Las diferentes etapas del proyecto te permitirán elegir el SIRH que cubrirá vuestras necesidades, y asegurarán su implementación exitosa en tu empresa. No te olvides tampoco de difundirlo en toda tu empresa lo antes posible para guiar a tus empleados en el uso de esta nueva herramienta.