Cuando se implementa un SIRH, hay etapas clave que deben ser respetadas: identificación de las necesidades, especificación de requisitos, sondeo del mercado, selección del software de RR.HH., planificación de la implementación...

Sin embargo, uno de los elementos más importantes sigue siendo la comunicación que tienes con tus empleados.

Se debe prestar particular atención a esta fase porque es la que determina el éxito de tu proyecto de transformación de la gestión de recursos humanos. Una herramienta, por muy eficiente que sea, es inútil si tus empleados no quieren usarla. Por eso es importante poder integrar una lógica de gestión del cambio en el plan de implementación del SIRH.

¿Cómo puedes asegurarte de que tus empleados acepten y utilicen de forma adecuada esta nueva herramienta? Aquí encontrarás los medios que te permitirán lograr la aceptación del cambio por parte de tus equipos.

Involucrar a los empleados para encaminar la gestión del cambio de SIRH

Para encaminar el proceso de gestión del cambio que conlleva la implementación de un nuevo software, te recomendamos que comuniques a tus empleados tu deseo de cambiar vuestros métodos. Esta comunicación es prioritaria y debería hacerse antes de empezar a buscar una herramienta.

Explica el objetivo de la implementación de un SIRH

Explícales el objetivo de la implementación de esta herramienta y los beneficios que podrán sacar de ella. Por ejemplo, puedes comunicarles que tienes la intención de: dividir por 5 el tiempo de tramitación de las solicitudes de vacaciones por un factor de 5 o acelerar el reembolso de las notas de gastos.

Son argumentos que te ayudarán a convencer a tus empleados de los beneficios de un SIRH.

Después, haz un inventario de vuestros procesos actuales:

  • pregunta a tus empleados cómo se sienten con respecto a vuestros métodos actuales,
  • haz que tu dirección sea consciente de los problemas a los que os enfrentais,
  • solicita un presupuesto,
  • busca el apoyo del director financiero y del director de los sistemas de información...

En resumen, el lema para una gestión del cambio de software de RR.HH. exitosa es la comunicación. Mantén una amplia comunicación sobre tu proyecto y especifica cómo procederás.

Evaluar los beneficios de la nueva herramienta e involucrar a tus equipos

Evalúa los beneficios que la herramienta aportará a tu empresa: el ahorro de tiempo y de dinero logrados, la reducción de la carga de gestión administrativa... y comunícalos a todos los empleados para subrayar los méritos de tu proyecto.

Comparte también tus criterios de selección e involucra a los equipos en la elección de la herramienta. Por ejemplo, puedes crear un grupo de trabajo que sea representativo de los usuarios finales.

Los empleados que hoy están bien informados, mañana serán empleados implicados. Para una gestión del cambio exitosa, apuesta por una comunicación interna transparente y en una gestión colaborativa del proyecto de equiparos de un SIRH.

La guía del usuario para acompañar a los empleados en los cambios que lleva consigo una nueva herramienta

Mientras que la mayoría de tus empleados acogerán con interés la llegada de una nueva herramienta, otros se pueden preocupar por los cambios provocados por un nuevo software de recursos humanos.

Por lo tanto, puedes enfrentarte a muchas objeciones:

  • el miedo de no saber cómo usar la herramienta,
  • el rechazo de los nuevos procesos que hay que aprender,
  • un cambio de hábitos...

Tranquiliza a los más preocupados permaneciendo disponible para responder a sus preguntas y distribuye una «guía de usuario» a todos los empleados. Les permitirá consultar esta guía al más mínimo problema.

Algunos proveedores de software pueden proporcionarle documentos diseñados para facilitar la transición a nivel interno. Por ejemplo, Lucca proporciona a sus clientes dos guías de usuario para sus software.

Una guía de usuario para el «back office»

La primera se dirige a los empleados que se encargan del «back office» de las soluciones. Además de los procedimientos (cómo crear un contador de los días de vacaciones, exportar los asientos contables relativos a las notas de gastos, etc.), contiene plantillas para los correos electrónicos que se envían a los empleados.

La idea detrás de esto es acompañar a los administradores en la comunicación con respecto a la llegada de las soluciones de Lucca dentro de su empresa. Además del mensaje de transparencia que transmiten este tipo de iniciativas, algunas soluciones, como Pagga, os obligan desde el punto de vista jurídico a informar a vuestros empleados de sus derechos de oposición.

Una guía para los usuarios finales

La otra guía se dirige a los usuarios finales. Aunque esto no te exime de organizar presentaciones internas (lo que siempre se agradece), este soporte permite a tus empleados dar sus primeros pasos con el software en total autonomía.

Por lo general, pueden encontrar respuestas a las preguntas más comunes sobre el software:

  • ¿Puedo cancelar mi solicitud de ausencia?
  • ¿Qué hago si he perdido mis códigos de acceso...?

Esta guía les ayuda a ser autosuficientes rápidamente. Un ahorro de tiempo para todos.

La Experiencia de Usuario como centro de la gestión del cambio de SIRH

Los mejores software de RR.HH. son aquellos que no requieren una formación para los usuarios. El manejo del software y los procesos tienen que ser sencillos y claros para los empleados. La ergonomía y la experiencia usuario son aspectos importantes, incluso primordiales, de la gestión del cambio al implementar un software de RR.HH..

La accesibilidad de las herramientas también es un elemento significativo. Facilita la vida de tus empleados en movilidad permitiéndoles acceder a la aplicación tanto desde su ordenador como desde su teléfono móvil.

Cuanto menos penosa sea la tarea, más utilizarán la herramienta los empleados y más integrarán estas nuevas prácticas en su vida diaria.

Más allá de la divulgación a los empleados mediante una exitosa gestión del cambio, el éxito de la implementación de un software de RR.HH. también depende de varios factores.

¿Hay elementos mejorables en vuestros procesos actuales? Los pasos preliminares como el mapeo de vuestros métodos, pueden ayudarte a definir las necesidades de tu empresa. Dada la cantidad de software de recursos humanos en el mercado, no te olvides de comprobar con atención las referencias de los editores y de probar las herramientas para ayudarte en tu toma de decisión.