La variedad de ofertas en el mercado de software de RRHH complica la toma de decisiones en las empresas. ¿Cómo construir su SIRH de la forma más inteligente posible? ¿Cómo comparar dos herramientas? ¿Son todas iguales? ¿Cómo implementar un SIRH con éxito en su organización? Repasemos los criterios a tener en cuenta, para asegurarse de tomar la decisión correcta.

Vamos a ver los retos de la implementación de un software de RRHH para una PYME.

Criterio #1 : el alcance funcional del SIRH

Antes de iniciar tu análisis del mercado de soluciones de RRHH, comienza por identificar los procesos empresariales más disfuncionales de tu organización. Para ello, involucra a tus equipos en la identificación de las tareas de bajo valor en las que estáis gastando mucho tiempo.

Este trabajo preliminar te permite aclarar con la dirección las razones por las cuales quieres implementar un SIRH y priorizar tus proyectos. Hoy en día, los editores de SIRH ofrecen combinaciones (también conocidas como suites) de software complementarios para responder a retos específicos:

  • ¿Tienes problemas para centralizar los datos de la nómina? Una estrategia de SIRH te ayudará a recolectar, estructurar y exportar los datos de RRHH necesarios para preparar las nóminas;
  • ¿Tienes que absorber un fuerte crecimiento del personal? Una suite te permitirá armonizar tus procesos, particularmente los relacionados al onboarding de tus nuevos talentos y al análisis de las competencias;
  • ¿Observas demasiados errores de gestión? Las soluciones de gestión administrativa con circuitos de validación te ayudarán a estructurar tus datos y garantizar su exactitud.

De este modo, construirás una primera estrategia de SIRH adaptada a las necesidades actuales de tu PYME, que podrá ir evolucionando cada vez que sea necesario.

Criterio #2 : la importancia de la ergonomía de las herramientas

El mercado de software de gestión de RRHH ya está maduro. Para clasificar las decenas de soluciones existentes que tienen a veces diferencias muy sutiles, lo mejor es participar en una demostración o, si se ofrece la opción, probar las soluciones uno mismo.

Selecciona al menos tres de ellas y elimina desde el principio las que parezcan complejas de utilizar. Asegúrate de que la experiencia de los diferentes usuarios sea fluida: empleado, mánager y administrador. Un SIRH que gestiona perfectamente los procesos pero que nadie sabe utilizar correctamente acabará siendo abandonado.

Si puedes, invita a algunos empleados y mánagers a probar las herramientas. Esto te permitirá evaluar objetivamente si el software es lo suficientemente intuitivo. Si la prueba tiene éxito, podrás contar con ellos para convencer a otros equipos.

Criterio #3 : las opciones de integración

No subestimes el impacto de la llegada de una nueva herramienta a tu organización. Para limitar los problemas técnicos, las reintroducciones o el reprocesamiento de datos, elige un SIRH "abierto". Un SIRH debe ser capaz de recibir y enviar datos a otros programas, por ejemplo de nómina y de contabilidad. En otras palabras, debe ofrecer opciones de integración con sistemas de terceros sin requerir un desarrollo informático adicional.

Pide al CIO de tu empresa que te ayude a entender los retos de la implementación del SIRH en vuestro sistema de información actual.

Criterio #4 : la capacidad del SIRH para apoyar el crecimiento de la empresa

Puede que tu empresa duplique su plantilla en dos años o que se expanda a otros países. Aunque las herramientas dedicadas a las empresas muy pequeñas son suficientes para menos de 10 empleados, tienen sus límites en cuanto el número de empleados aumenta o la organización se vuelve más compleja, especialmente si el crecimiento es internacional.

Para evitar tener que cambiar tu SIRH por el camino, anticipa el crecimiento de tu empresa ahora y opta por una herramienta que pueda gestionar varias entidades legales y ofrezca interfaces en varios idiomas.

Criterio #5 : la seguridad de los accesos, de la infraestructura y del alojamiento de las soluciones

Los datos recogidos por un SIRH son esenciales para preparar las nóminas o calcular los importes debidos a los empleados y a las administraciones. También son confidenciales: número de seguridad social, dirección postal, datos bancarios, etc. El nivel de seguridad de las aplicaciones y de su acceso, así como el de la plataforma en la que se alojan, es por tanto un criterio fundamental.

Estudia las medidas adoptadas por el editor del SIRH para proteger el acceso, la infraestructura y el alojamiento: pruebas anti-intrusión, certificaciones, protocolos de autenticación, control de acceso, etc.

Critère #6 : la calidad del servicio de atención al cliente

Más allá de los aspectos funcionales o ergonómicos, es la calidad del servicio de atención al cliente la que marcará la diferencia al comparar dos SIRH. Para apreciar el valor de este servicio antes de convertirse en cliente, a continuación encontrarás algunas preguntas que conviene formular durante las presentaciones comerciales:

  • ¿Cuántos recuentos se incluyen durante la implementación? ¿Están incluidas las formaciones? ¿Está previsto un acompañamiento después de la implementación ?
  • ¿Tendrás acceso a suficiente documentación y formación para resolver problemas básicos de uso por ti mismo?
  • ¿Con qué rapidez responde el servicio de atención al cliente a los problemas? Y lo más importante, ¿cuánto tiempo tardan en procesar tus solicitudes?
  • ¿Existe un acompañamiento periodico del cliente (nuevas necesidades, cambios de parámetros)?

Si tienes una visión bastante clara de lo que los proveedores son capaces de ofrecerte o no, el éxito de tu proyecto de SIRH dependerá en realidad de tus trabajadores. Desde la expresión de las necesidades hasta la adopción de la solución por parte de tus empleados, en muchos aspectos, la pelota está en tu tejado. De ti depende dirigir el juego.