Desmaterialización de los RRHH: desafíos y casos de uso

Desmaterialización de los RRHH: simplificar y hacer más confiable la gestión de documentos y procesos

Un SIRH SaaS centraliza y registra toda la información relacionada con la vida del empleado en la empresa. La desmaterialización de recursos humanos, por lo tanto, aborda dos tipos de temas:

• documentos: Documentos de identificación bancaria, justificantes de ausencias, facturas, etc.,
• procesos (flujo de tareas): solicitud de vacaciones pagadas, declaración de horas extra trabajadas, declaración de gastos profesionales, realización de una entrevista, etc.

Los intereses son diversos: eliminación del papel, aumento de la productividad del equipo, confiabilidad de los datos, mejor seguimiento de los procesos en curso, reducción de costes de gestión administrativa, gestión de empleados teletrabajadores o nómadas…

Los diferentes casos de uso de la desmaterialización de los RRHH

Detallamos diferentes casos de uso de la desmaterialización de documentos y procesos de RRHH.

Gestión electrónica de los documentos de RRHH

La gestión de documentos electrónicos (GDE) centraliza toda la documentación de RRHH, como los contratos de trabajo de los empleados, las normas de gestión y los reglamentos internos. La mayoría de los editores ofrecen espacio para almacenar esta información dentro de su plataforma. Los empleados pueden así consultarlo libremente.

Funciones como las firmas electrónicas permiten validar documentos y darles el mismo valor legal que las firmas manuales. La integridad del documento está garantizada por un tercero de confianza que coloca un sello de servidor, esencial para su valor legal.

Gestión administrativa de los expedientes de RRHH

La ventaja de la desmaterialización de los procesos cobra sentido cuando se trata de actualizar y mantener registros de personal. La llegada de un empleado a una empresa va acompañada de una importante cantidad de documentos en papel (documentación de identificación bancaria, DNI, certificados de todo tipo...), que generalmente el responsable de RRHH se encarga de escanear para crear y completar el expediente. El expediente de RRHH es obligatorio, pero especialmente útil cuando se hace una modificación del contrato, por ejemplo, o se elabora la nómina, por lo que debe actualizarse constantemente. Es precisamente este trabajo el que facilita y simplifica un SIRH. El tratamiento de los datos de RRHH, desde la firma del contrato hasta su salida de la empresa se centraliza y gestiona en la herramienta.

Distribución de nóminas y caja fuerte electrónica

La desmaterialización de nóminas y la automatización de su distribución es un proceso rápido de configurar y una fuente de ahorro. CFO mag estima una ganancia de 13 000 euros al año para una empresa con 170 empleados.

Una solución de distribución de nóminas permite:

• acabar con la logística de preparar y enviar nóminas en papel
• ahorrar gastos de envío
• almacenar y archivar las nóminas en una caja fuerte electrónica

Notas de gastos y recibos de compra

Todo el proceso de gestión de notas de gastos también puede realizarse sin papel:

• Captura del recibo de compra con un smartphone, descarga de este último en la herramienta de gestión de las notas de gastos. Extracción de información útil para la creación del gasto por parte del sistema de reconocimiento de caracteres.
• Operaciones de control básicas soportadas por el propio software (alerta por umbral, fecha, etc.) y aprobación por parte del responsable.
• Control por contabilidad antes de archivo legal, entrada en escritura y pago.

El software también se puede sincronizar con los flujos bancarios de las tarjetas bancarias corporativas para generar notas de gastos o, incluso, capturar automáticamente facturas electrónicas de prestatarios de servicios como Uber u otros servicios de transporte.

La cuestión del valor legal de los documentos y procesos desmaterializados

La desmaterialización es un problema tanto para las administraciones como para las empresas. Estatuto de los trabajadores o de seguridad social, leyes, libros de procedimientos tributarios, etc. Las administraciones autorizan y fomentan la desmaterialización de documentos y procesos administrativos desde hace más de 20 años.

Estas diversas leyes y otras regulaciones dan testimonio de ello:

• La Sentencia del Tribunal Supremo 1023/2016, de 1 de diciembre, por la que se autoriza la sustitución de las nóminas en papel por las nóminas electrónicas.
• La ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, que regula el uso de la firma electrónica para una mayor incorporación de las nuevas tecnologías en las actividades empresariales, administrativas y personales.
• La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, por la que las Administraciones Públicas pueden emitir documentos administrativos por medio electrónico, siempre que incorporen una o varias firmas electrónicas.

Sin embargo, la empresa debe cumplir con estrictas condiciones de escaneo para que el documento electrónico tenga el mismo valor que un documento de respaldo en papel. En otras palabras, es necesario que un tercero (reconocido por el Estado) coloque un “sello electrónico”. Solo este “sello electrónico” garantiza la autenticidad e integridad del documento.

Como cualquier proyecto de transformación digital (o digitalización de RRHH), un proyecto para desmaterializar documentos y procesos de RRHH debe pensarse de manera global. Un SIRH es solo una parte de la respuesta a los problemas de recursos humanos. Hay que dar un paso atrás en los métodos propios e identificar disfunciones, teniendo cuidado de involucrar a las personas concernidas. Este trabajo de auditoría es necesario para determinar tus proyectos prioritarios y cómo llevarlos a cabo.