Las autorizaciones legales para firmar electrónicamente documentos digitales y, más recientemente, para distribuir nóminas en formato electrónico, han derribado las últimas barreras legales en la desmaterialización de RRHH. Una oportunidad para que las empresas aceleren la transformación digital de sus RRHH.
La desmaterialización de los procesos de RRHH es generalmente parte de un proyecto mayor, el de definir el SIRH. Por lo tanto, es importante conocer los conceptos generales antes de explorar algunos casos de uso.
Un SIRH SaaS centraliza y registra toda la información relacionada con la vida del empleado en la empresa. La desmaterialización de recursos humanos, por lo tanto, aborda dos tipos de temas:
Los intereses son diversos: eliminación del papel, aumento de la productividad del equipo, confiabilidad de los datos, mejor seguimiento de los procesos en curso, reducción de costes de gestión administrativa, gestión de empleados teletrabajadores o nómadas…
Detallamos diferentes casos de uso de la desmaterialización de documentos y procesos de RRHH.
La gestión de documentos electrónicos (GDE) centraliza toda la documentación de RRHH, como los contratos de trabajo de los empleados, las normas de gestión y los reglamentos internos. La mayoría de los editores ofrecen espacio para almacenar esta información dentro de su plataforma. Los empleados pueden así consultarlo libremente.
Funciones como las firmas electrónicas permiten validar documentos y darles el mismo valor legal que las firmas manuales. La integridad del documento está garantizada por un tercero de confianza que coloca un sello de servidor, esencial para su valor legal.
La ventaja de la desmaterialización de los procesos cobra sentido cuando se trata de actualizar y mantener registros de personal. La llegada de un empleado a una empresa va acompañada de una importante cantidad de documentos en papel (documentación de identificación bancaria, DNI, certificados de todo tipo...), que generalmente el responsable de RRHH se encarga de escanear para crear y completar el expediente. El expediente de RRHH es obligatorio, pero especialmente útil cuando se hace una modificación del contrato, por ejemplo, o se elabora la nómina, por lo que debe actualizarse constantemente. Es precisamente este trabajo el que facilita y simplifica un SIRH. El tratamiento de los datos de RRHH, desde la firma del contrato hasta su salida de la empresa se centraliza y gestiona en la herramienta.
La desmaterialización de nóminas y la automatización de su distribución es un proceso rápido de configurar y una fuente de ahorro. CFO mag estima una ganancia de 13 000 euros al año para una empresa con 170 empleados.
Una solución de distribución de nóminas permite:
Todo el proceso de gestión de notas de gastos también puede realizarse sin papel:
El software también se puede sincronizar con los flujos bancarios de las tarjetas bancarias corporativas para generar notas de gastos o, incluso, capturar automáticamente facturas electrónicas de prestatarios de servicios como Uber u otros servicios de transporte.
La desmaterialización es un problema tanto para las administraciones como para las empresas. Estatuto de los trabajadores o de seguridad social, leyes, libros de procedimientos tributarios, etc. Las administraciones autorizan y fomentan la desmaterialización de documentos y procesos administrativos desde hace más de 20 años.
Estas diversas leyes y otras regulaciones dan testimonio de ello:
Sin embargo, la empresa debe cumplir con estrictas condiciones de escaneo para que el documento electrónico tenga el mismo valor que un documento de respaldo en papel. En otras palabras, es necesario que un tercero (reconocido por el Estado) coloque un “sello electrónico”. Solo este “sello electrónico” garantiza la autenticidad e integridad del documento.
Como cualquier proyecto de transformación digital (o digitalización de RRHH), un proyecto para desmaterializar documentos y procesos de RRHH debe pensarse de manera global. Un SIRH es solo una parte de la respuesta a los problemas de recursos humanos. Hay que dar un paso atrás en los métodos propios e identificar disfunciones, teniendo cuidado de involucrar a las personas concernidas. Este trabajo de auditoría es necesario para determinar tus proyectos prioritarios y cómo llevarlos a cabo.