Definiciones del SIRH: los términos clave para comprender bien tu proyecto

Un SIRH controla los procesos de RR. HH. y facilita la gestión de la nómina

Un SIRH (o Sistema de Información de Recursos Humanos) es un conjunto de soluciones de software o módulos de aplicación, cuya finalidad es automatizar las tareas relacionadas con la gestión de recursos humanos. Permite a la vez estructurar sus procesos, supervisando la entrada de datos de los empleados según las reglas de la empresa para garantizar la fiabilidad de su nómina.

Esta herramienta se ocupa de las tareas administrativas y automatiza los procesos de RR. HH. más complejos o estratégicos como:

• la gestión de la contratación y la formación,
• la gestión de los expedientes de RR. HH. de los empleados,
• las vacaciones y ausencias,
• la gestión del desempeño,
• la preparación de la nómina,
• etc.

Un SIRH SaaS accesible en línea y por suscripción

Si el SIRH SaaS se ha convertido en un término clave a conocer, es porque la mayoría de las herramientas de RR. HH. se comercializan de esta forma en la actualidad. SaaS es el acrónimo de Software como un Servicio. Permite que una empresa utilice su SIRH como un servicio mediante una suscripción mensual (o anual) y accesible en línea.

El modo SaaS evita que las empresas tengan que invertir en múltiples licencias (una por puesto). La herramienta en sí y los datos que recopila se almacenan en los servidores del editor y no en los de la empresa (en la página web o un host de un tercero).

La transformación digital de los RR. HH. supone tres impactos principales: administrativo, operativo y gerencial

El término digitalización de recursos humanos, generalmente, se emplea para referirse a la implementación de software de gestión de recursos humanos en una empresa. Nosotros preferimos el de transformación digital.

La implementación de un SIRH es un vector de transformación dentro de la empresa:

• elimina el papel,
• automatiza tareas manuales,
• descentraliza la entrada de datos de recursos humanos,
• etc.

Estas transformaciones benefician a todos los empleados: ahorro de tiempo, transparencia, autonomía, reducción de costes de gestión, optimización y modernización de los procesos, seguimiento más preciso de los equipos, etc. La empresa mejora su eficacia en cuanto a gestión administrativa, organización operativa y gestión de sus talentos.

La desmaterialización de los RR. HH. implica tanto a los documentos como a los procesos

El objetivo de la desmaterialización de RRHH es optimizar la gestión:

• del flujo de documentos: contratos de trabajo, documentos relacionados con la identidad de los empleados (certificado de seguridad social, documento de identificación bancaria, diplomas, etc.), justificantes de ausencias o gastos profesionales, nóminas, etc.
• del flujo de tareas: solicitar vacaciones, declarar una nota de gastos, etc.

Consiste en:

• recopilar el documento o los datos en forma digital (por ejemplo: digitalizar o entrar datos en una interfaz),
• archivarlo,
• consultarlo (por ejemplo: control o validación),
• difundirlo o utilizarlo (por ejemplo: exportación de una nómina).

De esta forma, la empresa elimina el papel de su gestión administrativa y centraliza todos los datos y documentos relacionados con la actividad de los empleados.

El procesamiento de datos de RR. HH. se utiliza para entender, analizar y administrar mejor los recursos humanos

Una herramienta de recursos humanos recopila una gran cantidad de datos: edades de los empleados, retribución, número de días de ausencia disfrutados durante el año, salidas e incorporaciones dentro de la plantilla, etc. Si esta información se utiliza principalmente para el establecimiento de nóminas y el cumplimiento de obligaciones legales, como la base de datos económicos y sociales, el procesamiento de los datos de RR. HH. también es una fuente de desempeño para los recursos humanos. Por un lado, ofrece a los Directores de Recursos Humanos elementos tangibles y cuantificados para llevarlos al comité de dirección. Por otro lado, se utiliza para identificar proyectos sustantivos a realizar, como reducir la tasa de rotación o retener a los talentos.

Sin embargo, implementar herramientas no es un fin en sí mismo. Las soluciones digitales, ciertamente, permiten que los RR. HH. se alivien de la carga administrativa, pero se utilizan sobre todo para implementar planes de acción de RR. HH. que servirán al desempeño general de la empresa.