Si has decidido invertir en un software de recursos humanos que automatice por ti la gestión de las vacaciones y ausencias de tu organización, te habrás dado cuenta de la gran variedad que hay disponible en el mercado.
Como sabemos que no es una elección fácil, en este artículo te proporcionamos algunos consejos que te ayudarán en tu elección.
Lo primero que te recomendamos hacer es crear una lista con las funcionalidades indispensables que debe tener una buena herramienta. Te echamos un cable.
Funcionalidades must have: ¿qué no puede faltar en una buena herramienta?
Proceso de solicitud y aprobación sencillo y rápido
Asegúrate de que la solución facilita tanto el proceso de solicitud como el de validación.
Funcionalidades clave para los empleados:
- Acceso al saldo de vacaciones con posibilidad de hacer estimaciones en el futuro.
- Solicitudes desde el calendario en unos clics y por cualquier motivo (matrimonio, enfermedad, nacimiento de un hijo etc.).
Funcionalidades clave para los mánagers o administradores:
- Validación desde un correo de notificación.
- Acceso a planning de todos los equipos para poder repartir las vacaciones de forma adecuada y garantizar servicios mínimos en cada departamento.
- Configuración de un circuito de validación en varios pasos.
- Delegación automática del rol de aprobador en caso de ausencia.
Política de vacaciones y saldo disponibles en tiempo real
No hay nada más agotador que un empleado que te bombardea con emails para hacerte preguntas sobre la política de vacaciones de la empresa o su saldo de días disponibles. Asegurate de que la interfaz de cada empleado muestre:
- Las normativa de solicitud y gestión de vacaciones.
- Los datos de su saldo en tiempo real.
Así se fomenta la autoorganización de los equipos, lo que ahorrará tiempo y muchos dolores de cabeza a los mánagers y responsables de RR. HH..
Subida de justificantes integrada
Es bastante pesado tener que perseguir a los empleados para pedirles los justificantes de la mudanza o de su baja médica. Asegúrate de que la herramienta permite :
- subir estos documentos de manera sencilla, y
- ocultarlos a los mánagers de ser necesario para garantizar la protección de datos personales.
Exportación de los datos de ausencias a la nómina
Exportar correctamente toda la información sobre las ausencias de tus empleados necesaria para la generación de sus nóminas evita la reintroducción de datos, que siempre conlleva riesgos. También agiliza el proceso de cálculo del salario por parte de los contables, pues pueden cotejar la información más rápidamente.
Funcionalidades extra: pequeñas cosas que marcan la diferencia
App móvil: pide tus vacaciones desde el sofá de tu casa
Por lo general, antes de pedir las vacaciones solemos hablar con nuestra pareja o familiares para coincidir y organizarnos como es debido. En lugar de apuntar los días en una libreta y esperar a volver a la oficina para solicitarlos, ¿por qué no pedirlos directamente desde el móvil en ese momento?
Calendario automático de festivos nacionales, autonómicos y locales
Es genial que la herramienta sea lo suficientemente inteligente como para determinar automáticamente qué calendario de festivos debe aplicar a cada trabajador, en caso de que la empresa tenga oficinas en distintas comunidades (o, incluso, países). Te aseguramos que hacerlo de manera manual puede ser una auténtica locura…
Conexión con tus aplicaciones de uso diario
Otro nice to have es que el nuevo software pueda conectarse con tus calendarios de Google o Outlook y con las aplicaciones Slack y Microsoft Teams. Así todos tus empleados podrán saber quién está ausente en cada momento y la comunicación entre equipos será más fluida.
Convence a tu dirección de invertir en un software de gestión de vacaciones
Aunque tú tengas clarísimo que necesitas un software de gestión de vacaciones y ausencias como agua de mayo, convencer a tu jefe puede no ser tarea fácil. La inversión económica y temporal que supone, su probable falta de experiencia en el ámbito de la tecnología, y el contexto de incertidumbre actual (inflación, paradigma post-pandémico etc.) son obstáculos que tendrás que sortear.
Además, por si fuera poco, es muy probable que tu jefe no tenga una idea clara de cómo es tu día a día (tareas tediosas y repetitivas que absorben gran parte de tu jornada), lo que dificultará aún más la justificación de la necesidad.
Pero no te preocupes: vamos a darte unos tips para que consigas convencer al CEO más exigente.
Calcula el coste de tu gestión de vacaciones y ausencias actual
Los directivos quieren datos fácticos. Es el lenguaje habitual de su rutina diaria. Dales lo que necesitan para que ellos entiendan lo que tú necesitas. Para ello, preséntales información concreta sobre:
- Las horas que invierten los empleados en realizar sus solicitudes de días de vacaciones (emails, llamadas, solicitudes en papel etc.).
- Las horas que dedicas a la gestión de las vacaciones de la plantilla (respuestas a correos, cuadre de días, llamadas etc.).
- Los errores que ha habido durante el último año, como la pérdida de justificantes o solicitudes, por ejemplo.
Con esta información, es recomendable que realices una traducción del coste temporal a coste económico para evidenciar lo que supone en términos monetarios mantener el proceso actual. Te ayudamos:
Primero, ten en cuenta que el coste de una ausencia es el mismo que el de un día trabajado. Multiplica el total de los días trabajados por el el total de las solicitudes perdidas, o por los días no declarados de cada ejercicio, para realizar una estimación de las pérdidas. Si a esto le añades el tiempo que dedican los técnicos de recursos humanos a toda la gestión, el coste total se dispara. En una empresa con cien trabajadores, el coste total anual llegaría a superar los 5.000 euros según nuestras investigaciones.
Para conocer el ROI que obtendrías al apostar por un software de gestión de ausencias solo tienes que suprimir a este total el valor anual de la suscripción a este servicio. Por ejemplo, para una plantilla de cien personas, y suponiendo que gracias al software adquirido el porcentaje de solicitudes mal gestionadas baje un punto, el ahorro anual llegaría a ascender hasta los 3.320 euros.
Este cálculo sólo toma en cuenta el ahorro económico, pero no hay que pasar por alto los beneficios indirectos de la desmaterialización:
- Una mejor Employee Experience.
- Menos trabajo para los mánagers.
- Más autonomía para tus equipos.
- Mejor gestión global del proceso.
Timmi Ausencias es perfecto, muy fácil de usar. Antes me pasaba entre 3 y 4 horas al mes en trámites relacionados con las vacaciones y permisos, y ahora tan solo le dedico 20 minutos.
Encuesta sobre la satisfacción de la plantilla con el proceso actual
Otro dato interesante es la tasa de satisfacción tanto de los empleados que solicitan vacaciones y permisos, como de los técnicos o mánagers que los gestionan.
La mejor manera de conocer la opinión de tus equipos es preguntándoles directamente. Te recomendamos que recurras al uso de formularios con preguntas abiertas: ¿qué opinas del proceso de solicitud/gestión de vacaciones actual? ¿Cuáles son tus sugerencias de mejora? ¿Puedes explicarnos tu experiencia?