Para contrarrestar el impacto del COVID-19 en la actividad de las empresas, los empleadores pueden tender a revisar el calendario de vacaciones de sus equipos.

Desde el principio de la pandemia, algunas empresas están prácticamente paradas, mientras que otras deben hacer frente a un pico de actividad. En este contexto, los empleadores tienen que adaptarse y eventualmente modificar el calendario de los equipos, ya sea para satisfacer la demanda o para salvar a la empresa de una crisis.

Por su parte, los empleados se ven obligados a anular o posponer sus vacaciones por no poder viajar, lo que complica la gestión de las vacaciones dentro de la empresa.

¿Cuáles son las reglas que debes seguir para gestionar las vacaciones y ausencias en tiempos de pandemia? Encontrarás aquí las respuestas a cuatro preguntas que se han vuelto recurrentes en las oficinas de los departamentos de RRHH.

Índice
¿Debe la empresa aceptar que los empleados anulen sus vacaciones?
¿Puede la empresa anular o imponer vacaciones en tiempos de pandemia?
¿En qué consiste el ERTE por fuerza mayor para las empresas en crisis?
¿Cómo gestionar las vacaciones y ausencias de forma rápida y eficiente?

¿Debe la empresa aceptar que los empleados anulen sus vacaciones?

¿Puede considerarse un periodo de descanso como vacaciones, si no se puede salir de casa? Dos sentencias de juzgados de primera instancia respondieron a esta pregunta el año pasado. Revelaron que en situación de fuerza mayor es posible anular sus vacaciones, siempre y cuando durante el periodo de disfrute el empleado se vea incapaz de circular libremente:

Sentencia Juzgado Social nº 1 Melilla, del 3 de Noviembre de 2020

Una empleada pidió la cancelación de sus vacaciones algunos días antes del periodo de disfrute, en pleno confinamiento estricto y generalizado. La empresa denegó su solicitud, por lo que la empleada inició un proceso judicial a fin de disfrutar sus vacaciones en otro momento, por razones de fuerza mayor reconocidas en España. El juzgado estimó la demanda, aclarando que su derecho a vacaciones fue directamente afectado por las restricciones de libertad ambulatoria implementadas en ese momento en el país. Además, aclaró que la empresa no supo justificar el rechazo de sus vacaciones.

Sentencia del Juzgado Social nº 3 Santander del 16 de Septiembre de 2020

Una empleada demandó a su empleador después que éste haya rechazado su solicitud de anulación de vacaciones durante el confinamiento estricto.  El juzgado declaró que la situación de la empleada era muy comparable a la del que se encuentra en incapacidad temporal:  disfrutar de sus vacaciones debe significar descansar del trabajo y como no podía salir de casa por el confinamiento estricto, no podía estar realmente de vacaciones. Se reconoció su derecho a disfrutar sus vacaciones posteriormente. 

Consejos: Seguramente, a tu empresa le interese limitar las anulaciones de vacaciones de los empleados que experimentan una disminución de su actividad. Sin embargo, debes evitar crear tensiones entre tus equipos y tener en cuenta que en caso de conflicto, los tribunales suelen fallar a favor del empleado. En Lucca, hemos introducido una medida intermedia para permitir la anulación de la mitad de las vacaciones ya programadas, para todos los empleados.

¿Puede la empresa anular o imponer vacaciones en tiempos de pandemia?

En toda circunstancia, la empresa puede rechazar las vacaciones de sus empleados en 3 casos:

  • Si el periodo de descanso no es conforme con las normas establecidas en el convenio de la empresa;
  • Si las vacaciones se superponen con las de otro empleado del mismo nivel o puesto;
  • Por necesidades de servicio.

Si la empresa enfrenta un pico de actividad, puede rechazar vacaciones por necesidades de servicio, justificando el rechazo por escrito. Obviamente, tendrá que negociar nuevas fechas de vacaciones con el empleado.

Imponer vacaciones no es legal, ya que las vacaciones se deben fijar de mutuo acuerdo entre el empleado y el empleador. Sin embargo, algunas empresas intentan llegar a un acuerdo con sus empleados para que tomen algunos días de vacaciones durante el confinamiento, para no tener que adoptar medidas más radicales.

Consejos: imponer vacaciones a los empleados es una medida fuerte y mal percibida. Si lo estás considerando, es necesario comunicar a los empleados las razones y consecuencias de esta medida.

¿En qué consiste el ERTE por fuerza mayor para las empresas en crisis?

El gobierno aprobó el año pasado la creación del ERTE por fuerza mayor relacionada con la COVID-19, para ayudar a las empresas afectadas por la pandemia. El ERTE por fuerza mayor permite la suspensión de los contratos o la reducción de la jornada laboral de los empleados de manera temporal.

Existen dos tipos de ERTE relacionados con la COVID-19:

  • ERTE por impedimento, para las empresas que pueden probar la suspensión de su actividad por las restricciones del gobierno. 
  • ERTE por limitación COVID-19, para las empresas que pueden probar la caída brutal de su actividad por la pandemia. 

Las autoridades anunciaron en enero la prórroga de estos dos tipos de ERTE hasta el 31 de mayo de 2021, y las últimas noticias parecen afirmar que se prorrogarán más allá de esa fecha. La ventaja del ERTE por fuerza mayor es que su trámite es simplificado, por lo tanto se pone en marcha rápidamente. El Real Decreto-ley 2/2021 detalla las exoneraciones aplicables en las cuotas a la seguridad social, que cambian según el tipo de ERTE y el número de empleados en la empresa.

Para saber más sobre el impacto del ERTE en la gestión de las vacaciones, descubre nuestro artículo: ERTE y vacaciones: ¿Cómo se ven afectados los empleados?

¿Cómo gestionar las vacaciones y ausencias de forma rápida y eficiente?

Ante una crisis que perdura, los administradores de RRHH no tienen otra opción que administrar las vacaciones y ausencias sobre la marcha para no estar desbordado por  las solicitudes y los cambios. Para ello, te aconsejamos:

  • acortar el circuito de validación de las vacaciones para ir más rápido;
  • publicar la política de vacaciones de tu empresa para evitar errores en las solicitudes;
  • compartir en línea el calendario de vacaciones de los equipos para que todos tengan acceso a la última versión.

Agilizar el proceso sin una herramienta para administrar las vacaciones y ausencias no es imposible pero tampoco fácil. Para realmente ganar eficiencia, necesitarás digitalizar dicho proceso con el fin de:

  • desmaterializar las solicitudes;
  • poder registrar fácilmente una ausencia cuando un empleado no viene a trabajar;
  • crear alertas para pedir justificantes de ausencia o notificar errores en las solicitudes;
  • publicar el calendario de todos los equipos y la política de vacaciones de la empresa;
  • dejar a los empleados planificar sus vacaciones y ausencias con una aplicación móvil, sin necesidad de estar en la oficina (útil en caso de baja temporal);
  • ofrecer la posibilidad a los managers de aprobar las solicitudes en un solo clic.
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