Según la última Encuesta de Población Activa (EPA), casi 376.000 empleados realizan un total de 2,96 millones de horas extra en negro. Es decir, que ni se remunera ni se cotiza por ellas.

La Inspección de Trabajo lleva persiguiendo este fraude años, y  con la entrada en vigor de la obligación del registro horario se podrá controlar más fácilmente.  De hecho, las empresas se pueden enfrentar a sanciones por no registrar las horas extra de hasta 187.515 euros.

En ocasiones determinadas puede ser necesario que el empleado realice algunas horas extras. Esto está permitido siempre que se respeten los límites que establece la Ley. Pero, ¿cuáles son esos límites? ¿Cómo llevar el control de las horas extra? Lo vemos en este artículo.

Índice
Normativa aplicable a las horas extraordinarias
Cotización de las horas extraordinarias
Retribución de las horas extraordinarias
¿Cómo controla la Inspección de trabajo las horas extraordinarias?
¿Dónde se registran las horas extraordinarias?
Errores que no se deben cometer al gestionar las horas extras de los empleados
Imponer o prohibir las horas extras
Dejar que los empleados registren sus horas extras a mano
Controlar las horas extras con Excel
¿Por qué controlar las horas extras con una herramienta específica?

Normativa aplicable a las horas extraordinarias

Con la Ley del Control Horario aparece la obligación de que las empresas tengan que respetar el límite de un máximo de 80 horas extraordinarias anuales para contratos de jornada completa. Por supuesto, estas horas tienen que ser remuneradas.

Por otro lado, según el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, se reconoce como jornada ordinaria aquella que tiene un máximo de 40 horas a la semana.  Si quieres saber lo que dice la Unión Europea sobre el control horario tienes a tu disposición este artículo.

Esto es lo que se establece en la normativa general. Sin embargo, en muchas ocasiones, se puede negociar la duración de la jornada laboral a través de los convenios colectivos o los diferentes tipos de contratos de trabajo.  En cualquier caso, se deben respetar las 12 horas de descanso entre una jornada y otra, tal y como establece el Ministerio de Trabajo.

Pero, ¿qué son las horas extraordinarias?

Se consideran horas extraordinarias no solo las que superan la jornada máxima legal (40 horas), sino también las que sobrepasan la jornada pactada en el convenio colectivo o contrato de trabajo (STS 18/09/00 Rec. 1696/99).

Esto quiere decir que si el convenio colectivo o el contrato establece una jornada semanal de 20 horas y se hacen 25 una semana, estas se considerarán horas extraordinarias.

También es importante destacar que estas horas extras son voluntarias (STSJ Extremadura 08/04/2009 Rec. 114/09). Por lo tanto, el empleado puede negarse a su realización sin que esto suponga una sanción disciplinaria.

Cotización de las horas extraordinarias

El Orden de cotización anual, establece, una cotización adicional a la Seguridad Social por horas extraordinarias, que no será computable a efectos de determinar la base reguladora de las prestaciones(art. 5, Orden TMS/83/2019, de 31 de enero).

Para que la cotización sea efectiva, la empresa debe cumplir una serie de requisitos: comunicación a la Administración, conformidad del Comité o Delegado de personal, relación de empleados afectados, etc.  (STS de 4 de Julio de 2000).

Retribución de las horas extraordinarias

Las horas extraordinarias se remunerarán económicamente o con descanso (dentro de los cuatro meses siguientes a su realización) por acuerdo entre las partes o convenio colectivo (Apdo. 1, art. 35, ET).

Su cuantía, en ningún caso podrá ser menor al valor de las horas ordinarias. En ausencia de pacto, se entiende que deben ser compensadas mediante descanso (STS, Sala de lo Social, de 22/10/2013, Rec. 2977/2012).

¿Cómo controla la Inspección de trabajo las horas extraordinarias?

El procedimiento se divide en dos fases. La primera se lleva a cabo en el propio centro de trabajo de la empresa y posteriormente se comprueba la documentación aportada.

Una vez finalizado el procedimiento y analizada toda la información, la Inspección de Trabajo sancionará a las empresas según la infracción que se haya cometido.

¿Qué debe incluir el informe que se presenta a la Inspección de Trabajo? 

  • El horario de cada empleado, incluyendo sus turnos, descansos semanales y cuadrantes de trabajo.
  • Los contratos de todos los empleados.
  • El registro de jornada de todos los empleados.
  • Los datos de horas extraordinarias.
  • Las fechas estimadas para la compensación, económica o con descansos, de las horas extra realizadas.

¿Cuáles pueden ser esas infracciones? Pueden ser, por ejemplo:

  • Superación del límite máximo anual de horas extraordinarias (80 horas, como vimos).
  • Ausencia del registro de la jornada.
  • Realización de horas extraordinarias no declaradas.
  • No comunicación a los representantes de los empleados o sindicatos de la realización de dichas horas. 

Las multas pueden llegar a ser importantes, por lo que los empresarios deben actuar con la máxima diligencia en este campo.

¿Dónde se registran las horas extraordinarias?

Todo empleador tiene la obligación de reportar al Departamento de Trabajo o a la autoridad local que ejerce sus funciones, dentro de los primeros diez días de cada mes, las horas extraordinarias trabajadas durante el mes anterior. (Arts. 155, 156,160 y 203 del Código de Trabajo y 26 del Reglamento 258-93).

El registro y control de horas extras se puede hacer con un papel a la antigua usanza, y después trasladarlo a un Excel, para hacer el conteo de forma rápida, o bien, se puede optar por una herramienta o programa que lleve un control de las horas extra de una forma sencilla y práctica. 

Errores que no se deben cometer al gestionar las horas extras de los empleados

Imponer o prohibir las horas extras

Con carácter general las horas extras son voluntarias, salvo si el pacto individual o el contrato establece algo diferente. Es importante también tener claro que está prohibida su realización durante el período nocturno, salvo excepciones.

En determinadas circunstancias, cabe la posibilidad de que se establezcan determinadas horas extraordinarias, de «obligada realización». Son supuestos muy especiales, y de manera concreta, como por ejemplo, las que vengan exigidas por la necesidad de prevenir o reparar siniestros u otros daños extraordinarios y urgentes, como el riesgo de pérdida de materias primas.

En cuanto a la prohibición de las horas extraordinarias, esto no implica que los empleados no vayan a trabajarlas, ya que en casos muy puntuales puede ser necesario.

Dejar que los empleados registren sus horas extras a mano

El registro manual de horas extras es  anticuado y poco fiable, ya que es muy fácil caer en el error humano. Además, si tenemos un cierto volumen de empleados, cualquier desfase de números puede suponer pérdidas de tiempo y dinero.

Controlar las horas extras con Excel

Este sistema es algo mejor que el manual, y se pueden crear incluso plantillas en Excel para llevar ese control de las horas extras.

Sin embargo, a partir de determinado número de empleados puede ocasionarnos problemas, ya que el empleado puede llevar unas cuentas y la empresa otras.

¿Por qué controlar las horas extras con una herramienta específica?

Es sin duda el mejor método que existe en la actualidad. 

Si un empleado se queda más horas de las previstas en su horario, estas se contabilizarán como horas extra automáticamente y se añadirán a su contador personal.

Por su parte, el empleado podrá conocer, mediante el portal del empleado de recursos humanos, cuántas horas extra lleva y cuándo recibirá su compensación. 

De esta forma, ambos bandos tienen acceso a los mismos datos, por lo que se disminuyen los malentendidos casi al mínimo y se ahorra muchísimo tiempo en todos los aspectos.

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