Renuncias, fin de contratos de plazo fijo, movilidad interna, despidos, terminaciones convencionales, etc. Dependiendo del contexto, la salida de un empleado puede ser más o menos compleja de gestionar. Sin embargo, dado su impacto en la organización del trabajo, el compromiso del equipo y la marca del empleador, es esencial apoyar al empleado hasta su último día en la empresa.

¿Cómo gestionar el proceso de offboarding para que un empleado no parta disgustado, que un manager se quede corto o que un equipo se vea desbordado? He aquí 5 consejos para una despedida exitosa.

1- Desdramatizar las salidas de la empresa

Aunque las salidas son parte de la vida de una empresa, generalmente los empleados las reciben mal. Entre los principales temores están el miedo a decepcionar al manager o el estrés de contarle la mala noticia al resto del equipo. 

Cualesquiera sean las razones, el final de un período de prueba, la renuncia o el despido, puedes limitar la perturbación minimizando la situación y jugando la carta de la transparencia:

  • felicitar al empleado por su nuevo puesto o el logro de su proyecto personal, 
  • agradecerle por el tiempo pasado en la empresa, aunque no haya tenido “fit” y explicar la razón de su salida, 
  • dar visibilidad sobre la carga de trabajo que se tendrá que repartir para tranquilizar a los que se quedan.

2- No subestimar el tiempo de transición

El tiempo de transición es el paso más importante del offboarding. En primer lugar, le da al empleado visibilidad sobre lo que la empresa espera de él antes de que se vaya. Le permite al manager anticipar y regular la carga de trabajo del resto del equipo.

Es el manager quien tiene que coordinar el traspaso. En particular, el manager debe asegurarse de que el empleado saliente tenga tiempo para:

  • finalizar las tareas pendientes antes de su salida
  • documentar las tareas en curso para facilitar el traspaso de los expedientes a los otros miembros del equipo 
  • elaborar los procesos para que el futuro reemplazo pueda llevar a cabo estas tareas

Si puedes, organiza reuniones individuales entre el empleado y cada uno de los empleados que se encargará de sus tareas actuales. Esta es la mejor manera de asegurar el éxito de la transición.

Para dar un paso más allá: Hacer que sea un objetivo de equipo

El manager crea un objetivo de equipo y describe los resultados o acciones a realizar.

Objetivo: Transmitir el archivo X gestionado por Julián a María

  • 75%: Todos los procesos están documentados
  • 100%: La entrevista de traspaso se ha llevado a cabo
  • 125%: María es autónoma con el archivo X, incluso antes de la salida de Julián.

El manager también puede encuestar a los equipos con respecto a su reorganización:

  • ¿Cómo se sienten acerca de su carga de trabajo?
  • ¿Quieren modificar el puesto vacante?
  • ¿Qué proyectos deberían ser priorizados según ellos?

Esta encuesta puede adoptar la forma de un cuestionario o de una campaña específica de entrevistas.

3 – Automatizar las tareas del proceso de offboarding

A nivel puramente operativo, la organización de las tareas relacionadas con la salida del empleado asegura que todos sepan lo que tienen que hacer respetando los plazos. Por ejemplo, el departamento de informática está informado de los equipos a recuperar y los accesos a cambiar, el gestor de la nómina que un finiquito debe ser preparado… Una comodidad administrativa pero no sólo. Más allá de los aspectos logísticos, dejas una buena imagen tanto al empleado como al resto del equipo. No más olvidos ni gestiones de última hora, el proceso es claro y preciso. 

4- Hacer un balance de la trayectoria profesional del empleado dentro de la empresa

Se recomienda organizar una entrevista individual de fin de contrato entre el manager y el empleado para hacer un balance de la estancia del empleado en la  empresa. En primer lugar, es una oportunidad para valorar lo que ha aprendido. En segundo lugar, le da a la empresa la oportunidad de colectar ideas para mejorar su organización, sus procesos y su gestión:

  • ¿Qué le gustó? 
  • ¿Hubo acontecimientos que lo llevaron a irse? 
  • ¿Qué podría hacer la empresa de manera diferente?

5- Mantenerse en contacto después de que el empleado se haya marchado

La experiencia de los empleados es un fuerte indicador de la imagen de la empresa y esto no se detiene bruscamente tan pronto como se pase la puerta. Depende de ti crear las condiciones adecuadas para que la relación continúe incluso después de que el empleado deje la empresa. Las redes sociales (y más concretamente LinkedIn) permiten mantener el contacto con los antiguos empleados, seguir su carrera o felicitarlos por la obtención de un nuevo puesto. 

Algunas empresas incluso crean comunidades de ex-alumnos e invitan a ex-empleados a hablar con sus equipos para intercambiar las mejores prácticas o hablar de su trayectoria profesional.

Para dar un paso más allá: dejar la puerta abierta a los empleados Boomerang 

Ya no es raro ver a empleados que dejan una empresa sólo para volver algún tiempo después. Los llamados «empleados boomerang» son la prueba de que una salida exitosa puede retener el talento a largo plazo.

Maxime, programador para el editor de software de RRHH Lucca, comparte su experiencia con nosotros:

«Después de 3 años en Lucca, quería empezar mi propio negocio. Tenía miedo de decírselo a mi manager y al director general. Sin embargo, acogieron con agrado la noticia de mi partida y me dijeron que la puerta estaría siempre abierta si quería volver en el futuro.

Luego co-construimos el proceso de offboarding. Me quedé 6 meses, el tiempo para pasar mis misiones y capacitar a un nuevo recluta.

Durante los 12 meses de la creación de mi empresa, mantuve un contacto frecuente con el equipo, que siguió de cerca mi proyecto. Cuando tomé la decisión de volver a ser empleado, solicité en diferentes empresas, pero el «fit» humano era más importante con Lucca. El hecho de que me mantuviera en contacto me dio confianza y me presenté de nuevo.

Volví al mismo equipo, luego se abrió un puesto que me permitió beneficiar de la movilidad interna. Al mismo tiempo, la empresa abrió su capital a los empleados y el director general me ofreció la oportunidad de convertirme en socio. Fue una gran oportunidad».