El éxito de la implementación del teletrabajo en una empresa depende de su capacidad para adaptar su organización y sus métodos de trabajo. Si bien la legislación y los acuerdos sectoriales proporcionan un marco para la práctica, es necesario replantearse los hábitos y el funcionamiento para que el teletrabajo sea eficaz.

Durante la crisis de COVID-19, las empresas que mejor se adaptaron al teletrabajo masivo de sus equipos fueron aquellas que :

  • habían definido previamente las modalidades de teletrabajo en un estatuto;
  • ya habían probado esta organización;
  • utilizaban herramientas de gestión en línea.

En 2018, el editor de software de RR.HH. Lucca consultó a sus usuarios sobre la gestión del teletrabajo en su empresa. Una visión general de sus prácticas óptimas.

Test, Learn and Repeat: implementar las reglas del teletrabajo empíricamente

Al implementar el teletrabajo, los impactos en el funcionamiento y la cultura de la empresa son lo suficientemente importantes como para adoptar un enfoque gradual. La práctica de «Test, Learn and Repeat» os permitirá probarlo en un pequeño grupo de personas antes de extenderlo al mayor número.

Identifica a las personas más motivadas y empieza a probar el ritmo: un día, luego dos, tres… de teletrabajo por semana. Lo ideal sería dirigirse a un departamento fácil como el de marketing. Después de unas pocas semanas, denténte. Haz un balance de lo que funcionó bien o mal y empieza de nuevo con los ajustes. Una vez que encuentres un funcionamiento eficaz, abrelo a otro departamento. Y otra vez: probar, detenerse, ajustar y empezar de nuevo.

Entrevistas, sondeo de los equipos, evaluación de los manager y el feedback de los equipos serán muy importantes durante sus períodos de prueba. Serán tu materia prima para establecer vuestras reglas y estatutos.

Promover una cultura escrita en la empresa

Autonomía, confianza y responsabilidad son los tres pilares de una cultura de colaboración. Para que se traduzca internamente, debe ir acompañada de las llamadas medidas «inclusivas» para los empleados que trabajan a distancia.

Esto incluye la comunicación por escrito de las decisiones tomadas oralmente o en discusiones en línea. Graba las reuniones, redacta las actas, documenta las acciones y procesos actuales… En resumen, haz que la información sea accesible para todos en todo momento.

Supervisar sin volverse policía, el sutil arte de la telegestión

El control horario es una práctica que está culturalmente y legalmente muy arraigada en España. Sin embargo, no debe ser el único indicador que se vigile. El manager debe ser capaz de supervisar los objetivos individuales o colectivos y medir el compromiso de su equipo, sin «acechar» o «microgestionar». En otras palabras, para practicar una gestión responsable.

Un buen método es asignar objetivos entregables para tener en cuenta la gestión asincrónica del tiempo de los empleados que realizan teletrabajo.

El rendimiento es más difícil de evaluar a distancia. Por consiguiente, es necesario revisar periódicamente los objetivos fijados, añadir etapas intermedias de logros y fomentar las conversaciones informales entre los managers y los miembros del equipo. Esto hará que sea más fácil para ellos compartir las dificultades que encuentren.

“Veros” más a menudo

Generalmente se subestima el valor de los momentos informales en una empresa: la pausa para tomar un café, el encuentro casual en un pasillo, los cinco minutos de conversación mientras se espera a que empiece una reunión… Estos momentos aparentemente «inútiles» son, sin embargo, esenciales para el rendimiento y el bienestar de los empleados. Aún así, tienden a desaparecer con la introducción del teletrabajo.

Independientemente de la forma de teletrabajo que se practique (ocasional, permanente o regular), es esencial mantener los vínculos dentro de un equipo fragmentado. Durante la crisis de COVID-19, algunas empresas, por ejemplo, mantuvieron sus rituales de videoconferencia: pausas para el almuerzo, después del trabajo, cumpleaños, seminarios, etc

Otros van aún más lejos, como la empresa americana Trello, cuyos equipos, en teletrabajo total, se reúnen en videoconferencia simplemente para trabajar juntos.

Mejorar la seguridad de acceso a los datos de la empresa

La exposición de datos confidenciales, la práctica del “Shadow IT”, la conexión a redes inseguras… La práctica del teletrabajo impone un marco estricto de protección y seguridad de los datos y del acceso a las herramientas informáticas. El DSI es responsable de establecer este marco especificando las restricciones de uso, definiendo una política BYOD (Bring your own device) si los empleados usan su equipo personal, e impartiendo capacitación a los teletrabajadores sobre las prácticas correctas.

Proponer un plan para los gastos de teletrabajo

Una de las primeras obligaciones contractuales del empleador es proporcionar a los empleados todos los medios necesarios para llevar a cabo su misión. El teletrabajo no es una excepción a esta regla. Por lo tanto, cualquier costo adicional relacionado con su práctica tendrá que ser sufragado por la empresa.

Es importante que el departamento financiero de la empresa proporcione un presupuesto específico y proponga, por qué no, un «paquete de teletrabajo» que incluya la compra de equipos y la asunción de algunos o todos los gastos de Internet y telefonía.

Permitir la autonomía administrativa de los teletrabajadores

El teletrabajo implica una cierta autonomía de los empleados que no se limita al solo cumplimiento de sus misiones. La gestión administrativa también forma parte de ello.

Los empleados siempre tendrán que solicitar vacaciones, presentar informes de gastos, asistir a evaluaciones anuales, declarar sus horas de trabajo o recibir sus nóminas… Del mismo modo, los managers tendrán que validar las solicitudes de vacaciones, los gastos, las evaluaciones, etc., independientemente del lugar donde trabajan. Para el departamento de RR.HH. que centraliza y gestiona todos estos datos, los procesos de RR.HH. deben ser tan fluidos como si se gestionaran in situ.

Si bien los software de RR.HH. en línea (SaaS) permiten realizar estas tareas a distancia, es sobre todo la calidad de la ergonomía de la herramienta la que garantizará la autonomía de los equipos. Hazlo un criterio esencial y planifica pruebas de usuario antes de equiparte.

Hazlo un criterio esencial y planifica pruebas de usuario antes de equiparte.

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