Tanto para Vera (equipo de Venta Indirecta) como para María (equipo Internacional), las primeras semanas en Lucca serán muy especiales. De hecho, pasarán el 100% de ellos trabajando a distancia debido a las medidas de confinamiento. En tales circunstancias, ¿cómo se puede gestionar a distancia la incorporación de nuevos reclutas?

Aumentar la frecuencia del seguimiento personalizado

Desde el primer día de confinamiento, el equipo de RR.HH. en Lucca se movilizó para hacer un seguimiento de los recién llegados. Cada empleado tiene designado un representante del equipo de RR.HH. con el que se reúne semanalmente para discutir sobre la formación interna, los rituales de la empresa y la integración en el equipo. 

Si bien, hasta ahora, la formación a distancia se ha desarrollado sin problemas gracias a las herramientas de videoconferencia o a los medios de soporte creados internamente (certificaciones, webinars internos, mítines…), la apropiación de la cultura empresarial se presenta más complicada. «Invitamos a los recién llegados a tomarse un café por videoconferencia con compañeros de equipos diferentes al suyo. Sin embargo, somos conscientes de que esto no será suficiente. Actualmente estamos pensando en crear un programa de integración post-confinamiento específicamente para estos empleados», dice Manon, Directora de Recursos Humanos en Lucca.

Acompañar a los directivos en el cambio de los métodos de trabajo

Los nuevos empleados no son los únicos a los que se acompaña, la empresa ha organizado una reunión con todos los directivos cada día a las 5 de la tarde, para ayudarles a gestionar este cambio organizativo. Es aquí donde se comparten los puntos a transmitir a los equipos, las buenas prácticas, las preocupaciones o las necesidades técnicas. 

En el departamento de Venta Indirecta, más de la mitad del equipo se ha incorporado recientemente a la empresa. Julia, su mánager, ha tenido que inventar sus propios métodos. Así que organiza diariamente 30 minutos de videoconferencia con sus nuevos empleados durante los cuales hace 2 preguntas: ¿qué has aprendido de Lucca desde ayer? y una pregunta más personal que cambia cada día, como: ¿Cuál es tu bebida favorita? para favorecer que su equipo cree vínculos informales. También se asegura de que cada recién llegado interactúe con el resto del equipo y sepa lo que tiene que hacer.

Adaptar los rituales ya existentes al teletrabajo

Para Guillaume, el “Product Owner” de Poplee, es, toda la empresa, la que necesita ser «embarcada» de nuevo. Es necesario crear métodos adecuados al contexto del teletrabajo y adaptar los rituales ya existentes. «Hemos pasado a tratar por videoconferencia los temas de equipo diarios, donde compartimos lo que hicimos el día anterior, lo que planeamos hacer durante el día, o los obstáculos que encontramos”.

Estas reuniones diarias son también la ocasión para que los directivos sigan la evolución de las condiciones de trabajo de sus equipos (reducción de la carga de trabajo, ansiedad, etc.) y transmitan de forma totalmente transparente la información relacionada con el contexto global de la empresa y su impacto en los equipos.