Solución de gestión del tiempo y actividades, seguimiento del tiempo de descanso, hojas de tiempo… Es imprescindible conocer todos estos términos y definiciones para quienes deseen hacer un seguimiento de la carga de trabajo de sus empleados y cumplir con las obligaciones legales del Estatuto de los Trabajadores.

¿Cuáles son las obligaciones legales en materia de seguimiento del tiempo de trabajo?

Tanto para cumplir con el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores o con la directiva 88/2003/CE del 4 de noviembre de 2003 del Parlamento Europeo, todas las empresas deben mantener un registro del tiempo de trabajo de sus empleados. No disponer de los documentos que atestiguan un seguimiento del tiempo de trabajo y de descanso acarrea consecuencias.

Durante el primer semestre de aplicación de la normativa, el total de las multas, tras las inspecciones realizadas, alcanzó la cifra de 113.181 euros, con una media de 1.057,76 euros por sanción. (*)  

El Deutsche Bank se llevó la peor parte recientemente tras una disputa legal con el sindicato español CCOO. El 14 de mayo de 2019, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea se pronunció a favor de la demanda del sindicato que reclamaba un mejor control del tiempo de trabajo diario de los empleados del banco. El banco se vio obligado a establecer un sistema de gestión del tiempo para supervisar mejor el recuento de las horas extraordinarias trabajadas y el cumplimiento de los períodos de descanso.

Para cumplir con esta obligación legal, el empleador tiene la responsabilidad de aportar pruebas de los tiempos de trabajo y de descanso diarios y semanales de cada empleado, independientemente de los medios utilizados: máquina de fichar, declaración en una hoja de cálculo, software de gestión del tiempo. (*) Fuente: El País

¿ Cómo seguir el tiempo de trabajo en tu empresa ?

Si bien los empleadores tienen la obligación de establecer un sistema objetivo, fiable y accesible, la forma que presente la solución de control o gestión del tiempo de trabajo sigue siendo libre. A continuación, te mostramos una sinopsis de los métodos para seguir el tiempo de trabajo.

El registro manual

Los horarios de trabajo y de descanso se detallan por parte del empleado manualmente en un registro en papelo o en un archivo de Excel. Las hojas de tiempo suelen estar firmadas por el empleado y su superior directo. Aunque este método es sencillo de aplicar, tiene varios inconvenientes, empezando por su falta de fiabilidad (riesgo de errores, falsificación o pérdida). La gestión en papel o en hojas de cálculo tampoco es ideal para centralizar la información, por no mencionar el hecho de que complica su archivado.

La máquina de fichar

Un terminal es instalado dentro de la empresa (en la entrada, en la sala de descanso, etc.) ante el cual el empleado presenta su identificador único (placa, tarjeta, etc.) para señalar el inicio de cada período de trabajo o de descanso. Los datos registrados se procesan para calcular las ausencias reales y las horas extras. Este método es utilizado generalmente en las sedes de producción (fábricas, etc.) y por los empleados de oficina cuyo ciclo de tiempo de trabajo no varía. Sin embargo, es bastante inadecuado para otros tipos de empleados como los que tienen que viajar mucho (directores, personal de ventas, etc.) o para los que teletrabajan.

Un software de gestión del tiempo y ausencias

Un software de gestión del tiempo permite a los empleados declarar su tiempo de trabajo en total autonomía. Se facilita la declaración completando de antemano los horarios habituales, así como los permisos y las ausencias. El mánager controla y luego valida las declaraciones en el software. Los datos se registran y se archivan en caso de control por parte de la Inspección de Trabajo y las horas se contabilizan con precisión para la preparación de la nómina. Un sistema de alertas recuerda a los que se retrasan en su declaración para que completen sus hojas de tiempo e informa a los directores y al departamento de recursos humanos si no se respeta los períodos de descanso.

Las tres ventajas de un software de gestión del tiempo de trabajo

Equiparse con una herramienta de gestión del tiempo de trabajo permite, sin duda, cumplir con un requisito legal, pero es también una verdadera herramienta de rendimiento para ponerla al servicio de su empresa.

Centralizar los elementos variables para la nómina

Una solución de gestión del tiempo permite contabilizar las horas extraordinarias, el trabajo nocturno o los días festivos trabajados, lo que facilita la labor del gestor de la nómina, que debe transmitir todos los elementos variables de la nómina a su prestatario o integrarlos en su software de nómina.

Generar informes sobre las actividades

Para las empresas que necesitan justificar el tiempo dedicado a un proyecto (consultores, proyectos con subvenciones europeas…), también pueden utilizar un software de gestión del tiempo de trabajo para generar informes detallados, que son esenciales para la elaboración de facturas o informes de actividad precisos.

Satisfacer las necesidades operacionales

Por último, el seguimiento del tiempo y las actividades permite atender las necesidades operacionales centrándose en el desglose del tiempo dedicado a cada proyecto. Permite evaluar la carga de trabajo de los empleados y poner en marcha acciones estratégicas como la interrupción de un proyecto que requiere mucho tiempo; o tomar decisiones a nivel de recursos humanos como la contratación de empleados adicionales en caso de sobrecarga del equipo.

Ya sea que se trate de registrar las horas en un software de gestión del tiempo, centralizar los datos administrativos en una solución de recursos humanos Core HR, gestionar las incorporaciones de nuevos empleados gracias a una herramienta de Onboarding o seguir el rendimiento de los empleados con un software de gestión del desempeño, los objetivos son los mismos: simplificar el día a día, armonizar los procesos y hacer que los datos sean más fiables.